consignes - Le Souvenir Français-D.G.De Haute-Garonne

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consignes

Infos DG 31

ETAT DES DOCUMENTS A FOURNIR ET A EXPEDIER

Objet

à la Délégation Haute-Garonne

par le DG31 au siège National PARIS

Observations

N° SIRET
Identifiant SIRET
APE

775 676 182
775 676 182
9499 Z (Déclaration en Préfecture)



Relevé des côtisations

(Modèle ci-joint)

1er Septembre

Trésorier


Avant le 15 Décembre


Vous devez tenir un fichier des adhérents, relancer pour renouvellement de l'adhésion par un moyen adapté au contexte local



Relevé des quêtes nationales

(Modèle ci-joint)

20 Novembre
Trésorier



Avant le 15 Décembre

La quête a un caractère national et
les Comités ne peuvent s'y soustraire
même si les difficultés sont grandes pour l'organiser
Demander l'autorisation
au Maire début Octobre




Rapport annuel

Rapport annuel: 2 exemplaires
Relevé de banque: 2 exempl. Annexe n°5: frais généraux
2 exemplaires


15 Octobre
  
T
résorier



Avant le 15 Décembre


Il est établi pour la période
du 1er Octobre au 30 Septembre


Avoir comptable initial correspondant à l'avoir final de l'année précédente




Revue abonnement

Etablir la liste des adhérents pour l'année en cours
30 Juin     Secrétaire

Envoyer chèques des adhérents listés
(Trésorier)



Avant le 15 Décembre

Les comités doivent adresser à la secrétaire de la DG la mise à jour de leur fichier avant le 8 du dernier mois de chaque trimestre pour être transmise au Siège
8 Mars- 8 Juin- 8 Septembre- 8 Décembre


Parution article dans la revue

2 Janvier
2 Avril
2 Juillet
2 Octobre

avant le 10 Janvier
avant le 10 Avril
avant le 10 Juillet
avant le 10 Octobre

Articles et photos à envoyer à la secrétaire de la DG.
Le DG transmet au Siège après visa.



Assurance

L'Association Le Souvenir Français de PARIS a souscrit un contrat mutirisque des associations – GAN AFFILIATION n°A 17510/151.473.901;
L'attestation fournie chaque année est valable du 01/11 au 31/10




Demande de travaux



1er Novembre



Avant le 31 Décembre

Demandes de travaux à expédier en 2 exemplaires au DG
Transmettre la demande avec les devis
Après avis, le DG transmet au Siège avant le 30 Janvier
Rappel: travaux exonérés de TVA








Voyages scolaires






Début Février et Septembre






Février et Septembre

Fiche 13 du dossier

Prendre contact avec les enseignants dès la rentrée afin de recueillir leurs souhaits et constituer les dossiers
Les voyages scolaires (sur les lieux de mémoire) sont organisés par le D.G ou les présidents des comités.
Les subventions demandées au Ministre de la Défense ou L'ONAC doivent obligatoirement être sollicitées par le siège. 1 mois avant la date du voyage, avertir le siège pour qu'il
puisse prévenir la compagnie d'assurance. Les organisateurs doivent vérifier l'assurance du transporteur.







Récompenses






                     02 janvier
                     02 avril
                     02 juillet
                     02 octobre






                 Avant le 10 janvier
                Avant le 10 avril
                Avant le 10 juillet
                Avant le 10 octobre

CONDITIONS

Médaille de bronze: 4 ans après octroi du diplôme d'honneur.
Médaille d'argent: 4 ans après octroi de la médaille de bronze.
Médaille de vermeil: 4 ans après octroi de la médaille d'argent.
Médaille vermeil avec bélière laurée: 5 ans après octroi médaille de vermeil.
Préciser le N° de la revue ainsi que la date d'obtention(sur le diplôme).
Les états de propositions doivent être adressés en double exemplaire au secrétariat de la D.G. Après avis et visa, le D.G transmettra au siège.



Reçus fiscaux



X

Les demandes de reçus fiscaux doivent parvenir au siège avant le 1er janvier de l'année suivante.
Il est vivement conseillé de grouper et de faire les demandes au fur et à mesure.


Assemblée annuelle du comité


X

Les comités doivent donner la date de leur assemblée annuelle si possible lors de l'A.G Départementale.
NOUVEAU: à faire entre le 22 mai 2016 et le 01/11/2016   P.V. à adresser au D.G

Timbres du millésime pour carte

X

Gratuits et disponibles à partir du 15 juillet.
Le siège expédie directement au D.G.

Documents comptables et pièces justificatives


Doivent être conservées 5 ans

Financement et gestion des fonds

RAPPEL: les comités ne peuvent dépasser l'équivalent de 2
exercices budgétaires.


Chèques postaux changement d'adresse ou de personnes habilitées.



X

Tout changement d'adresse ou de personnes habilitées doit être signalé directement au siège en précisant nom, prénom et domiciliation des personnes habilitées ainsi que la nouvelle
adresse où doivent être acheminés les relevés. (le Président du comité doit le signaler au siège).



CONSEILS CONCERNANT L'ENVOI DE DOCUMENTS pour le site INTERNET




Articles de presse

-soit le lien de la Dépêche ou du petit journal

-soit le titre de l'article et la date de parution
et dans quel journal



Envoi de photos ou de vidéos

-sous format JPEG ou WORLD

-avec le lieu, la date, le nom de la cérémonie, les personnes concernées.



Voyages mémoriels et visite de musées avec les scolaires

- vérifier le droit à l'image.

-préciser les établissements, les classes, la date, les lieux de mémoire, les personnes à l'origine du projet.

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